Digitale Aktenverwaltung

Die Archivierung von Dokumenten war noch nie so unkompliziert wie heute. Unleserliche oder gar verschollene Dokumente sowie das tagtägliche Einsortieren von Papieren in den richtigen Ordner gehören mit d.velop documents (ehemals d.3ecm) der Vergangenheit an.

Die digitale Akte macht ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig: Alle in d.velop documents archivierten Dokumente werden automatisch ausgelesen und in die richtigen digitalen Akten wie z.B. in Kundenakten, Vertragsakten oder Projekten eingeordnet. Dieser Prozess garantiert eine deutliche Beschleunigung in der Dokumentenrecherche, sorgt für eine schnelle Auskunftsfähigkeit und spart wertvolle Ressourcen.

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Welche Akten enthält das System?

Als Cloudlösung besticht d.velop documents durch seine Flexibilität und erfüllt so sämtliche Anforderungen und Bedürfnisse unterschiedlichster Branchen. Egal, welche Art von Akten Ihr Unternehmen benötigt - eine Integration in das elektronische Archiv ist einfach umsetzbar. Folgende standardisierte Akten finden besonders häufigen Einsatz:

Personalakte

Egal ob Bewerbungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen: Verwalten Sie sämtliche Personaldokumente in der zentralen Ablage und beschleunigen Sie so die Abwicklung der HR-Prozesse.

Kundenakte

Verabschieden Sie sich von langem Suchen unterschiedlichster Papiere. Sämtliche Informationen zu Ihren Kunden sind in der digitalen Akte in Sekundenschnelle einsehbar.

Lieferantenakte

Alle Details auf einen Blick: Hinterlegen Sie Lieferscheine, Angebote und zusätzliche Informationen zu einem Lieferanten im elektronischen Archiv.

Projektakte

Erhöhte Transparenz: Wollen Sie wissen, wie der Status quo eines Projekts ist? Die digitale Projektakte verrät es Ihnen.


Produktakte

Legen Sie alle Details zu einem Produkt - von der Produktidee über die Rohwarenbeschaffung bis hin zur Bedienungsanleitung - ab. 


Vertragsakte

Wichtige Dokumente gesetzeskonform archivieren: Mit der elektronischen Ablage von Verträgen wird die Revisionssicherheit garantiert.


Reklamationsakte

Tauchen Fragen zu einer bestimmten Reklamation auf? Kein Problem. Sämtliche E-Mails, Bilder und Dokumente dazu sind schließlich gespeichert.


Auftragsakte

Effizienz steigern: Optimieren Sie das Auftragsdatenmanagement in der zentralen Ablage. Einer zügigen Abwicklung steht so nichts mehr im Wege.

Fertigungsakte

Hinterlegen Sie wichtige Informationen wie z.B. Stücklisten und Baupläne für die Produktion, um beteiligten Personen eine rasche Einsicht zu ermöglichen.

Sie wollen digitale Akten in Ihrem Unternehmen einführen?

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Digitale Aktenerstellung

Vorteile der digitalen Akten:

  • Reduzierter Suchaufwand
  • Automatische Aktenbildung
  • Intuitive Nutzung, angelehnt an "echte" Papierakten
  • Möglichkeit der Verknüpfung von Dokumenten und Akten
  • Mobilität: Standort- und zeitunabhängiges Arbeiten möglich
  • Größere Transparenz durch Verfügbarkeit aller Informationen in einer Akte
  • Schnelle und einfache Anlage neuer digitaler Akten
  • Individuelles Rechtekonzept für sicheren Aktenzugriff (z.B. im Personalwesen)
  • Dokumente aus beliebigen Anwendungen wie Outlook, Word, führenden ERP-Systemen etc. stehen direkt in digitalen Akten zur Verfügung
PC PC

Durch den Einsatz digitaler Akten sparen Sie eine Menge Zeit und Kosten. Auf Knopfdruck erhalten Sie alle nötigen Informationen zu Ihren Kunden und Projekten auf einen Blick, und das von überall. Darüber hinaus entfallen durch die zentrale Verwaltung der Akten unnötige Kopien. Dank des ausgeklügelten Rechtekonzepts ist für mehr (Daten-)Sicherheit im Unternehmen gesorgt.

d.velop documents sorgt für eine maximale Sicherheit Ihrer Akten

Während Aktenschränke oftmals aus Versehen nicht geschlossen werden, Personen ohne Befugnis vertrauliche Daten einsehen, wichtige Unterlagen im Papierkorb oder vorzeitig im Aktenvernichter landen, setzen Sie mit d.velop documents einen wichtigen Schritt in Richtung Datensicherheit. Dank dem integrierten Rechtekonzept haben lediglich berechtigte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Möglichkeit, Akten und Dokumente einzusehen bzw. zu bearbeiten. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden so problemlos eingehalten.

Weitere Funktionen im Überblick

Digitales Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagementsystem schafft Platz für Innovation und optimiert Ihre Prozesse. Setzen Sie den ersten Schritt zum papierlosen Büro!

Digitale Signatur

Online rechtssicher auf dem gesetzlichen Niveau handschriftlicher Signaturen unterschreiben.

Scannen & Klassifizieren

Setzen Sie auf einen digitalen Posteingang - so sparen Sie nicht nur Zeit, sondern schonen auch wertvolle Ressourcen!

Eingangspostverarbeitung

Der digitale Postkorb sorgt nicht nur für Kosteneinsparungen - auch die Servicequalität wird gesteigert!

Vertragsmanagement

Eine digitale Vertragsdatenbank erleichtert die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und garantiert den Überblick über aufbewahrungspflichtige Dokumente.

Mobiles Arbeiten

Egal ob Sie unterwegs oder im Homeoffice sind: Mit der online Dokumentenverwaltung verlieren Sie nie den Überblick.

ERP-Integration

Perfekt eingespielt: Belege und Dokumente finden Sie in Ihrer gewohnten ERP-Oberfläche. 

Microsoft-Integration

Dokumente über Microsoft Word, Excel, Outlook u.v.m. ohne Programmwechsel suchen, bearbeiten und archivieren. Garantierte Prozessbeschleunigung!

Wir beraten Sie gerne!

Unser Experte Daniel Braden freut sich auf Ihre Anfrage.

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