Digitale Aktenverwaltung

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Die Archivierung von Dokumenten war noch nie so unkompliziert wie heute. Unleserliche oder gar verschollene Dokumente sowie das tagtägliche Einsortieren von Papieren in den richtigen Ordner gehören mit d.velop documents (ehemals d.3ecm) der Vergangenheit an.

Die digitale Akte macht ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig: Alle in d.velop documents archivierten Dokumente werden automatisch ausgelesen und in die richtigen digitalen Akten wie z.B. in Kundenakten, Vertragsakten oder Projekten eingeordnet. Dieser Prozess garantiert eine deutliche Beschleunigung in der Dokumentenrecherche, sorgt für eine schnelle Auskunftsfähigkeit und spart wertvolle Ressourcen.

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Welche Akten enthält das System?

d.velop documents besticht durch seine Flexibilität und erfüllt so sämtliche Anforderungen und Bedürfnisse unterschiedlichster Branchen. Egal, welche Art von Akten Ihr Unternehmen benötigt - eine Integration in das elektronische Archiv ist einfach umsetzbar. Folgende standardisierte Akten finden besonders häufigen Einsatz:

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Digitale Aktenerstellung

Vorteile der digitalen Akten:

  • Reduzierter Suchaufwand
  • Automatische Aktenbildung
  • Intuitive Nutzung, angelehnt an "echte" Papierakten
  • Möglichkeit der Verknüpfung von Dokumenten und Akten
  • Mobilität: Standort- und zeitunabhängiges Arbeiten möglich
  • Größere Transparenz durch Verfügbarkeit aller Informationen in einer Akte
  • Schnelle und einfache Anlage neuer digitaler Akten
  • Individuelles Rechtekonzept für sicheren Aktenzugriff (z.B. im Personalwesen)
  • Dokumente aus beliebigen Anwendungen wie Outlook, Word, führenden ERP-Systemen etc. stehen direkt in digitalen Akten zur Verfügung
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Durch den Einsatz digitaler Akten sparen Sie eine Menge Zeit und Kosten. Auf Knopfdruck erhalten Sie alle nötigen Informationen zu Ihren Kunden und Projekten auf einen Blick, und das von überall. Darüber hinaus entfallen durch die zentrale Verwaltung der Akten unnötige Kopien. Dank des ausgeklügelten Rechtekonzepts ist für mehr (Daten-)Sicherheit im Unternehmen gesorgt.

d.velop documents sorgt für eine maximale Sicherheit Ihrer Akten

Während Aktenschränke oftmals aus Versehen nicht geschlossen werden, Personen ohne Befugnis vertrauliche Daten einsehen, wichtige Unterlagen im Papierkorb oder vorzeitig im Aktenvernichter landen, setzen Sie mit d.velop documents einen wichtigen Schritt in Richtung Datensicherheit. Dank dem integrierten Rechtekonzept haben lediglich berechtigte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Möglichkeit, Akten und Dokumente einzusehen bzw. zu bearbeiten. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden so problemlos eingehalten.

Weitere Funktionen im Überblick

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Unser Experte Daniel Braden freut sich auf Ihre Anfrage.

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