Dokumente scannen & klassifizieren

Um den Weg in die Digitalisierung Ihres Posteingangs zu ebnen, sind das Scannen und die Dokumentenklassifizierung entscheidende Bereiche. Ohne Liege- und Transportzeiten werden sämtliche Belegpapiere, die per Post, Fax oder E-Mail eingehen, mit der browserbasierten Scan-Software d.capture batch transparent verarbeitet, verteilt und archiviert.

Dokumente digitalisieren

Mithilfe der Scan-Lösung d.capture batch scannen und verschlagworten Sie sämtliche Papierbelege in kürzester Zeit. 

Automatische Klassifizierung

Die Dokumentenart wird vom System selbst erkannt (z.B. Rechnung oder Lieferschein) und der entsprechenden digitalen Akte zugeordnet. 

Digitale Ablage

In d.velop documents werden Ihre digitalen Akten inklusive aller Dokumente automatisch und revisionssicher archiviert. 

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Wie funktioniert nun dieser Prozess?

Um alle papierbezogenen Dokumente zu digitalisieren, ist die in d.velop documents integrierte Scan-Software d.capture batch optimal: Die Dokumente werden wie gewohnt mit einem handelsüblichen Scanner eingescannt und automatisch in die Applikation geladen. Die Volltexterkennung liest diese aus, wodurch alle relevanten Informationen wie Kopf- und Positionsdaten erfasst werden. Dadurch wird eine automatische Klassifizierung der Dokumentenarten und Zuweisung zur jeweiligen digitalen Akte ausgelöst. Selbst bei großen Datenvolumen ist mit dieser leistungsstarken Scan-Lösung eine rasche Erfassung und Weiterverarbeitung sämtlicher firmenrelevanter Dokumente möglich.

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Erhalten Sie den Großteil Ihrer Rechnungen bereits elektronisch, z.B. per E-Mail, so stellt die Einrichtung einer automatisierten Beobachtung des betreffenden E-Mail-Postfachs eine deutliche Erleichterung im Arbeitsalltag dar. Eingehende PDF-Rechnungen werden mithilfe dieser Funktion automatisch in das digitale Archiv oder in einen Fachprozess (z.B. Postverteilung) zur weiteren Bearbeitung geladen.

d.velop documents | Die zuverlässige Lösung für einen sauberen Posteingang

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Zentrale Dokumentenerfassung

Die gescannten Belege werden zentral erfasst. Dieser Prozess verkürzt nicht nur Wegzeiten und schont Ressourcen, sondern verhindert auch Dokumentenverluste.

Kurze Recherche-Zeiten

Dank der automatischen Auslesung und Extraktion von Informationen ist es ein Leichtes, Informationen und Dokumente ohne großen Zeitaufwand wiederzufinden.

Integration in d.velop documents

Die Scan-Lösung d.capture batch ist für das Zusammenspiel mit dem Dokumenten-Management-System d.velop documents perfekt optimiert.

Ihre Vorteile im Überblick

  • Weniger Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten
  • Schnelleres Arbeiten mit vollständigen Dokumenteninformationen
  • Intelligentes Auslesen von Rechnungen über die Volltexterkennung (OCR)
  • Größere Prozesssicherheit durch automatische Zuordnung in die entsprechenden Geschäftsvorfälle
  • Geringe Fehleranfälligkeit
  • Flexibel im Einsatz dank Anbindungsmöglichkeit beliebiger Scanhardware
  • Möglichkeit der automatischen Klassifizierung auch bei E-Mails
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Weitere DMS-Funktionen

Digitales Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagementsystem schafft Platz für Innovation und optimiert Ihre Prozesse. Setzen Sie den ersten Schritt zum papierlosen Büro!

Digitale Signatur

Online rechtssicher auf dem gesetzlichen Niveau handschriftlicher Signaturen unterschreiben.

Digitale Akten

Sparen Sie Zeit und Kosten mit der automatisierten Aktenbildung von d.velop documents!

Eingangspostverarbeitung

Der digitale Postkorb sorgt nicht nur für Kosteneinsparungen - auch die Servicequalität wird gesteigert!

Vertragsmanagement

Eine digitale Vertragsdatenbank erleichtert die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und garantiert den Überblick über aufbewahrungspflichtige Dokumente.

Mobiles Arbeiten

Egal ob Sie unterwegs oder im Homeoffice sind: Mit der online Dokumentenverwaltung verlieren Sie nie den Überblick.

ERP-Integration

Perfekt eingespielt: Belege und Dokumente finden Sie in Ihrer gewohnten ERP-Oberfläche. 

Microsoft-Integration

Dokumente über Microsoft Word, Excel, Outlook u.v.m. ohne Programmwechsel suchen, bearbeiten und archivieren. Garantierte Prozessbeschleunigung!

Wir beraten Sie gerne!

Unser Experte Daniel Braden freut sich auf Ihre Anfrage.

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