Dokumente scannen & klassifizieren

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Um den Weg in die Digitalisierung Ihres Posteingangs zu ebnen, sind das Scannen und die Dokumentenklassifizierung entscheidende Bereiche. Ohne Liege- und Transportzeiten werden sämtliche Belegpapiere, die per Post, Fax oder E-Mail eingehen, mit der browserbasierten Scan-Software d.capture batch transparent verarbeitet, verteilt und archiviert.

Wie funktioniert nun dieser Prozess?

Um alle papierbezogenen Dokumente zu digitalisieren, ist die in d.velop documents integrierte Scan-Software d.capture batch optimal: Die Dokumente werden wie gewohnt mit einem handelsüblichen Scanner eingescannt und automatisch in die Applikation geladen. Die Volltexterkennung liest diese aus, wodurch alle relevanten Informationen wie Kopf- und Positionsdaten erfasst werden. Dadurch wird eine automatische Klassifizierung der Dokumentenarten und Zuweisung zur jeweiligen digitalen Akte ausgelöst. Selbst bei großen Datenvolumen ist mit dieser leistungsstarken Scan-Lösung eine rasche Erfassung und Weiterverarbeitung sämtlicher firmenrelevanter Dokumente möglich.

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Erhalten Sie den Großteil Ihrer Rechnungen bereits elektronisch, z.B. per E-Mail, so stellt die Einrichtung einer automatisierten Beobachtung des betreffenden E-Mail-Postfachs eine deutliche Erleichterung im Arbeitsalltag dar. Eingehende PDF-Rechnungen werden mithilfe dieser Funktion automatisch in das digitale Archiv oder in einen Fachprozess (z.B. Postverteilung) zur weiteren Bearbeitung geladen.

d.velop documents | Die zuverlässige Lösung für einen sauberen Posteingang

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Ihre Vorteile im Überblick

  • Weniger Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten
  • Schnelleres Arbeiten mit vollständigen Dokumenteninformationen
  • Intelligentes Auslesen von Rechnungen über die Volltexterkennung (OCR)
  • Größere Prozesssicherheit durch automatische Zuordnung in die entsprechenden Geschäftsvorfälle
  • Geringe Fehleranfälligkeit
  • Flexibel im Einsatz dank Anbindungsmöglichkeit beliebiger Scanhardware
  • Möglichkeit der automatischen Klassifizierung auch bei E-Mails
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Unser Experte Daniel Braden freut sich auf Ihre Anfrage.

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