Bei DMS handelt es sich um die Abkürzung des Begriffs Dokumentenmanagement-System. Wie der Name schon sagt, werden darüber Dokumente gemanagt - vor allem auf digitaler Ebene, in einem elektronischen Archiv.
Arbeitet ein Unternehmen mit einer DMS-Software, so werden sämtliche Arbeitsabläufe im Bereich der Ablage und Bearbeitung von Dokumenten digitalisiert und mit Workflows optimiert. Sämtliche Datenquellen, wie Belege, Kopien, Faxe, Briefe, Mails, etc. werden über das System in digitalen Akten zusammengefasst und innerhalb des Dokumentenmanagementsystems bearbeitet. Dies geschieht oft und gerne team- und standortübergreifend, bis hin zur globalen Vernetzung.
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