Eingangspostverarbeitung

Digital • Automatisiert • Revisionssicher

Der digitale Posteingang von d.velop documents (ehemals d.velop d.3ecm) beschleunigt und optimiert die komplette Prozesskette. Durch ein zentrales Archiv und die online Bearbeitung sowie Automatisierung der Eingangspostverteilung ergeben sich einschlagende Vorteile: Liegezeiten und Transportwege werden verkürzt, Bearbeitungsprozesse beschleunigt und Ressourcen gespart. Dies führt zu einer beachtlichen Einsparung an Kosten!

Automatisierte Postverteilung

Sobald ein Dokument im digitalen Archiv landet, wird ein vordefinierter Prozess der Postverteilung gestartet. Der herkömmliche manuelle Aufwand lässt sich so deutlich reduzieren und die Fehlerquote senken!

Erhöhte Servicequalität

Dokumente stehen direkt zur Verfügung und können rasch weiterbearbeitet werden. Arbeitsabläufe werden effizienter, involvierte Personen sind stets auf dem neusten Stand und die Auskunftsfähigkeit wird erhöht!

Kosteneinsparungen

Mithilfe von automatisierten Prozessen gestaltet sich die Ressourcenauslastung effizienter, wodurch sich Vorgangskosten merklich reduzieren lassen. Die lernfähige Technologie sorgt zudem für einen geringen Pflegeaufwand.

Wie funktioniert ein digitaler Postkorb?

Sämtliche Dokumente aus dem Posteingang lassen sich in d.velop documents digital erfassen, bequem bearbeiten und archivieren. 

Eingehende Papierdokumente werden eingescannt. Dies ist mit der Scanlösung d.capture batch einzeln oder auch in Form eines Stapels möglich. Elektronische Dokumente, wie etwa E-Mails und deren Anhang, können direkt im System abgelegt werden. Anschließend wird automatisch nach Art des Dokuments klassifiziert und inhaltlich ausgelesen. Egal, ob es sich hierbei um Rechnungen, Lieferscheine, Angebot oder um sonstige aufbewahrungspflichtige Dokumente handelt: d.velop documents gewährleistet eine revisionssichere Archivierung und weist das Dokument anhand bestimmter Merkmale selbstständig der passenden Akte zu. Anhand der vergebenen Informationen werden die digitalen Dokumente automatisch regelbasiert an die zuständigen Bearbeiter verteilt und in den jeweiligen Postkorb direkt auf den Bildschirm zugestellt. So erhält beispielsweise die Buchhaltung sämtliche Rechnungen, wohingegen Auftragsbestätigungen direkt dem Einkauf zugewiesen werden.

Diagramm zur Eingangspostverarbeitung Diagramm zur Eingangspostverarbeitung

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Wie genau gelangen meine Dokumente in das digitale Archiv?

Scannen

Eingehende Papierdokumente können über lokale oder netzwerkbasierte Scanner in das System importiert werden.

Elektronische Dateien

Erhalten Sie Rechnungen, Belege etc. bereits hauptsächlich per E-Mail? Mit nur wenigen Klicks werden die Dokumente in das Archiv übertragen.

Schnittstellen

Aufbewahrungspflichtige Dokumente entwickeln sich oftmals in unterschiedlichen Anwendungen. Auf Wunsch erstellen wir hierfür eine Importschnittstelle.

Ihre Vorteile

  • Einfacher Import der digitalisierten Briefpost
  • Rasche Bearbeitung der Eingangspost
  • Automatisierte Dokumentenverteilung
  • Reduzierter manueller Aufwand & effizientere Ressourcenauslastung
  • Langzeitarchivierung in Dateiformaten wie PDF/A und TIFF
  • Einhaltung der gesetzlichen Anforderung
  • Schnelle Implementierung
  • Individuelle Anpassung
  • Modular erweiterbar
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Einheitlich erfassen & einheitlich verarbeiten
Mit d.velop documents sind Sie immer und überall auf dem neuesten Stand

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Haben Sie Interesse an weiteren DMS-Modulen?

In Kombination mit weiteren DMS-Funktionen sind Sie für die digitale Arbeitswelt bestens gerüstet. Managen Sie zum Beispiel Eingangsrechnungen oder Verträge ganz einfach online - vordefinierte Prozesse unterstützen Sie dabei.

Microsoft Integrationen gesucht?
Bestimmt nutzen Sie Microsoft Office in Ihrem Unternehmen. Professionelle Systeme, wie d.velop documents, lassen sich reibungslos in Produkte wie Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint oder in die All-in-1 Unternehmenslösung Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals NAV) integrieren. Archivieren Sie so beispielsweise E-Mails mittels Drag & Drop direkt aus dem E-Mail-Client im Dokumentenmanagement-System ohne Programmwechsel.

ERP-Integration | Aktenübersicht ERP-Integration | Aktenübersicht

Weitere DMS-Funktionen

Digitales Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagementsystem schafft Platz für Innovation und optimiert Ihre Prozesse. Setzen Sie den ersten Schritt zum papierlosen Büro!

Digitale Signatur

Online rechtssicher auf dem gesetzlichen Niveau handschriftlicher Signaturen unterschreiben.

Scannen & Klassifizieren

Setzen Sie auf einen digitalen Posteingang - so sparen Sie nicht nur Zeit, sondern schonen auch wertvolle Ressourcen!

Digitale Akten

Sparen Sie Zeit und Kosten mit der automatisierten Aktenbildung von d.velop documents!

Vertragsmanagement

Eine digitale Vertragsdatenbank erleichtert die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und garantiert den Überblick über aufbewahrungspflichtige Dokumente.

Mobiles Arbeiten

Egal ob Sie unterwegs oder im Homeoffice sind: Mit der online Dokumentenverwaltung verlieren Sie nie den Überblick.

ERP-Integration

Perfekt eingespielt: Belege und Dokumente finden Sie in Ihrer gewohnten ERP-Oberfläche. 

Microsoft-Integration

Dokumente über Microsoft Word, Excel, Outlook u.v.m. ohne Programmwechsel suchen, bearbeiten und archivieren. Garantierte Prozessbeschleunigung!

Wir beraten Sie gerne!

Unser Experte Daniel Braden freut sich auf Ihre Anfrage.

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