Eingangspostverarbeitung

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Digital • Automatisiert • Revisionssicher

Der digitale Posteingen von d.velop documents (ehemals d.velop d.3ecm) beschleunigt und optimiert die komplette Prozesskette. Durch ein zentrales Archiv und die online Bearbeitung sowie Automatisierung der Eingangspostverteilung ergeben sich einschlagende Vorteile: Liegezeiten und Transportwege werden verkürzt, Bearbeitungsprozesse beschleunigt und Ressourcen gespart. Dies führt zu einer beachtlichen Einsparung an Kosten!

Wie funktioniert ein digitaler Postkorb?

Sämtliche Dokumente aus dem Posteingang lassen sich in d.velop documents digital erfassen, bequem bearbeiten und archivieren

Eingehende Papierdokumente werden eingescannt. Dies ist mit der Scanlösung d.capture batch einzeln oder auch in Form eines Stapels möglich. Elektronische Dokumente, wie etwa E-Mails und deren Anhang, können direkt im System abgelegt werden. Anschließend wird automatisch nach Art des Dokuments klassifiziert und inhaltlich ausgelesen. Egal, ob es sich hierbei um Rechnungen, Lieferscheine, Angebot oder um sonstige aufbewahrungspflichtige Dokumente handelt: d.velop documents gewährleistet eine revisionssichere Archivierung und weist das Dokument anhand bestimmter Merkmale selbstständig der passenden Akte zu. Anhand der vergebenen Informationen werden die digitalen Dokumente automatisch regelbasiert an die zuständigen Bearbeiter verteilt und in den jeweiligen Postkorb direkt auf den Bildschirm zugestellt. So erhält beispielsweise die Buchhaltung sämtliche Rechnungen, wohingegen Auftragsbestätigungen direkt dem Einkauf zugewiesen werden.

Diagramm zur Eingangspostverarbeitung Diagramm zur Eingangspostverarbeitung

Bereit für den Schritt in die digitale Eingangspostverarbeitung?

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Wie genau gelangen meine Dokumente in das digitale Archiv?

Ihre Vorteile

  • Einfacher Import der digitalisierten Briefpost
  • Rasche Bearbeitung der Eingangspost
  • Automatisierte Dokumentenverteilung
  • Reduzierter manueller Aufwand & effizientere Ressourcenauslastung
  • Langzeitarchivierung in Dateiformaten wie PDF/A und TIFF
  • Einhaltung der gesetzlichen Anforderung
  • Schnelle Implementierung
  • Individuelle Anpassung
  • Modular erweiterbar
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Einheitlich erfassen & einheitlich verarbeiten
Mit d.velop documents sind Sie immer und überall auf dem neuesten Stand

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Haben Sie Interesse an weiteren DMS-Modulen?

In Kombination mit weiteren DMS-Funktionen sind Sie für die digitale Arbeitswelt bestens gerüstet. Managen Sie zum Beispiel Eingangsrechnungen oder Verträge ganz einfach online - vordefinierte Prozesse unterstützen Sie dabei.

Microsoft Integrationen gesucht?
Bestimmt nutzen Sie Microsoft Office in Ihrem Unternehmen. Professionelle Systeme, wie d.velop documents, lassen sich reibungslos in Produkte wie Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint oder in die All-in-1 Unternehmenslösung Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals NAV) integrieren. Archivieren Sie so beispielsweise E-Mails mittels Drag & Drop direkt aus dem E-Mail-Client im Dokumentenmanagement-System ohne Programmwechsel.

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