ECM: Ein Enterprise-Content-Management-System, kurz ECM, beinhaltet das Erfassen, finden, Bearbeiten, Verteilen und Sichern von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse. Im Gegensatz zu einem klassischen DMS erkannt ein ECM-System nicht nur strukturierte, sondern auch unstrukturierte Daten. Die Einbindung in gängigen ERP-Systemen, z.B. Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals NAV), und die Verknüpfung mit verschiedenen Microsoft Office-Anwendungen sind ebenfalls Vorteile, die einem ECM-System zugesprochen werden.
DMS: Das Dokumentenmanagement-System ist Teil einer ECM-Lösung. Die Association for Information and Image Management (2020) definiert ein DMS als System bzw. Software, welche/s für Aufbewahrung, Verwaltung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente verantwortlich ist. Hierbei muss erwähnt werden, dass die Funktionen eines DMS heutzutage bereits sehr ausgereift sind und somit jenen eines ECM-Systems sehr ähneln.