In den intensiven Monaten der Zusammenarbeit wurde das DMS-Basissystem implementiert und alle buchhaltungsrelevanten Dokumente von Haubis digitalisiert. Altdaten wurden migriert und auch Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Rücksende- und Abholscheine waren nun über das DMS verfügbar. Dokumente, die bislang in Papierform abgelegt und archiviert wurden, waren nun online zugängig und revisionssicher gespeichert.
Mithilfe eines automatisierten Eingangsrechnungsworkflows modernisierte und vereinfachte COUNT IT die Geschäftsprozesse für Haubis: Sobald eine Rechnung oder ein Beleg im DMS abgelegt wird, startet der Workflow. Die entsprechenden Aktivitäten wurden über Rollen definiert, wodurch der Informationsfluss innerhalb des Unternehmens beschleunigt wird und alle wichtigen Details auf Knopfdruck im digitalen Dokumentenmanagementsystem einsehbar sind.
Auch nach dem Go-live des Dokumentenmanagementsystems wurden laufend Erweiterungen implementiert, wie etwa der Investitionsprozess und das Vertragsmanagement.
Während der gesamten Laufphase des Projekts stand Haubis eine Einführungsunterstützung vor Ort, sowie ein telefonischer Support zur Verfügung. Auch von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wurde das DMS gut angenommen. Die Key-User wurden im Umgang mit der neu implementierten Software umfangreich geschult und lernten dabei die einzelnen Anwendungsfälle der verschiedenen Benutzer kennen. Der Einstieg in das DMS war damit schnell geschafft. Seither ist das System erfolgreich in Verwendung und leistet einen wichtigen Beitrag zu optimierten Geschäftsprozessen und einer smarten, digitalen Buchhaltung.