Digitale Buchhaltung für Bäckerei Haubis

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Die Zusammenarbeit mit der COUNT IT Group war sehr gut und professionell. Wir haben das Projekt rasch über die Bühne gebracht. Es ist für uns ein großer Mehrwert, für die gesamte Organisation den Ablauf im d.3 digital lösen zu können.

Christoph Pichler, Leiter der Finanzbuchhaltung

Das Unternehmen

Seit 1902 ist das Familienunternehmen Haubis wichtiger regionaler Arbeitgeber und hat sich der Tradition verpflichtet, die österreichische Backkultur zu bewahren und weiterzugeben. Dies gelingt mit bewährten Rezepturen, einem größtmöglichen Anteil an Handarbeit und mit ausgesuchten Zutaten: vor allem mit Getreide und Mehl aus Österreich! Mittlerweile zählen über 900 Mitarbeiter zum Familienunternehmen, die Österreich und einige Länder weltweit mit ofenfrischem Brot und Gebäck versorgen. Die Kombination von moderner Technik mit traditionellem Handwerk lassen Haubis beeindruckende Stückzahlen erreichen. Durch den Einsatz regionaler Rohstoffe ist Haubis ein wichtiger Partner für die Landwirtschaft in Österreich.

Die Haubis GmbH verfügt über 15 Backstuben und Cafés in Ober- und Niederösterreich. Mit dem „Haubiversum – Die Brot-Erlebniswelt“ lädt das Unternehmen Besucherinnen und Besucher ein, die Geschichte und Produktion hautnah zu erleben.

Die Anforderungen

Aufgrund mehrerer Mandanten in der zentral geführten Finanz von Haubis gelangten Rechnungen oftmals an verschiedene Orte, wodurch keine zufriedenstellende Übersicht der Dokumente gegeben war. Zudem erfolgte die Eingangsrechnungsverarbeitung und -kontrolle vor allem in Papierform. Dadurch wurde der Arbeitsprozess aufwendig und fehleranfällig.

2018 entschied sich Haubis für die Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) und dadurch für die Zentralisierung sämtlicher Dokumente. Hiermit legte das Unternehmen zeitgleich den Grundstein für ein papierloses Büro. 

Gewünscht war die Abwicklung der gesamten Buchhaltung, insbesondere der Umsetzung eines elektronischen Bestelltaktes innerhalb dessen die Dokumente zu Bestellungen (Lieferschein, Eingangsrechnung, Schriftverkehr) abgelegt und verknüpft sind bzw. eines elektronischen Rechnungsaktes (für Rechnungen ohne Bestellbezug).


Die Lösung

Die Entscheidung für den passenden Partner war für Haubis eine schnelle: Im Vorfeld wurden mit COUNT IT bereits mehrere kleine Projekte erfolgreich umgesetzt. Bei einem Referenzkundenbesuch von COUNT IT gewann Haubis einen Einblick in das Dokumentenmanagementsystem d.3, insbesondere in dessen Oberfläche, Prozesse und Workflow-Management. Die Benutzerfreundlichkeit sowie die permanente Verfügbarkeit von Informationen per Knopfdruck waren für die Entscheidung, diese Software zu implementieren, ausschlaggebend.

Nach einer ersten Analyse seitens COUNT IT im Mai 2019, wurde der Go-live des DMS für Februar 2020 geplant, mit Umsetzungsstart im Juli. Durch die hervorragende Zusammenarbeit und großem Eifer beider Partner konnte das elektronische Archiv bereits drei Monate früher als geplant, im November 2019 in Betrieb genommen werden.

In den intensiven Monaten der Zusammenarbeit wurde das DMS-Basissystem implementiert und alle buchhaltungsrelevanten Dokumente von Haubis digitalisiert. Altdaten wurden migriert und auch Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Rücksende- und Abholscheine waren nun über das DMS verfügbar. Dokumente, die bislang in Papierform abgelegt und archiviert wurden, waren nun online zugängig und revisionssicher gespeichert.

Mithilfe eines automatisierten Eingangsrechnungsworkflows modernisierte und vereinfachte COUNT IT die Geschäftsprozesse für Haubis: Sobald eine Rechnung oder ein Beleg im DMS abgelegt wird, startet der Workflow. Die entsprechenden Aktivitäten wurden über Rollen definiert, wodurch der Informationsfluss innerhalb des Unternehmens beschleunigt wird und alle wichtigen Details auf Knopfdruck im digitalen Dokumentenmanagementsystem einsehbar sind.

Auch nach dem Go-live des Dokumentenmanagementsystems wurden laufend Erweiterungen implementiert, wie etwa der Investitionsprozess und das Vertragsmanagement. 

Während der gesamten Laufphase des Projekts stand Haubis eine Einführungsunterstützung vor Ort, sowie ein telefonischer Support zur Verfügung. Auch von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wurde das DMS gut angenommen. Die Key-User wurden im Umgang mit der neu implementierten Software umfangreich geschult und lernten dabei die einzelnen Anwendungsfälle der verschiedenen Benutzer kennen. Der Einstieg in das DMS war damit schnell geschafft. Seither ist das System erfolgreich in Verwendung und leistet einen wichtigen Beitrag zu optimierten Geschäftsprozessen und einer smarten, digitalen Buchhaltung.

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