Schrittweise Digitalisierung mit DMS bei AK OÖ

Schon seit über 100 Jahren sorgt die Arbeiterkammer Oberösterreich mit Interessenvertretung und Services für gerechte Arbeits- und Lebensbedingungen für ca. 650.000 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Sie bietet eine umfassende Rechtsberatung, Konsumentenberatung und Beratung zu Bildungsfragen an. Am Sitz der AK OÖ in der Landeshauptstadt Linz und an 14 Bezirksstellen sind ca. 610 Beschäftigte anzutreffen. Schon 2009 beschritt die Arbeiterkammer OÖ den digitalen Weg und die Zusammenarbeit mit COUNT IT besteht bereits seit 2017. Schritt für Schritt wurden und werden Dokumente und sämtliche Prozesse im Unternehmen digitalisiert.

Gerade bei behördenähnlichen Einrichtungen quert viel Papier den Schreibtisch jedes Mitarbeitenden.  Kontinuierlich setzt die AK OÖ hier auf Digitalisierung, um die Arbeitswege zu verkürzen, die Papiermengen zu reduzieren und die alltäglichen Tätigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu vereinfachen. Begonnen mit der Eingangspost haben sich im Laufe der Zeit viele weitere Meilensteine abgezeichnet, die eine vollständige Digitalisierung aller Prozesse zum Ziel hat. Kriterien für die Wahl eines Digitalisierungspartners waren das Finden schneller und innovativer Lösungen, benutzerfreundliche Schnittstellen für die Mitarbeitenden der AK und die Einnahme der Rolle als Konterpart mit kritischem Blick, um Veränderungen und Optimierungen durch die Außenwahrnehmung zu überdenken und Verbesserungen anzustoßen.

2017: Die Anfänge

Im Jahr 2017 stand die Digitalisierung des Posteingangsprozesses im Mittelpunkt. Das gesamte Unternehmen wurde in diesen Prozess einbezogen, um die Digitalisierung vom Posteingang effizient und effektiv zu gestalten. Externe Scandienstleister spielten anfangs eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung dieses Projekts, indem sie den Posteingang digitalisierten und somit sämtliche Daten für die Transferierung ins Dokumentenmanagementsystem bereitstellten. Mit Hilfe des DMS wird seitdem auch analoge Post ganz einfach gescannt und über das System verteilt und verwaltet.

2019: Einführung des digitalen Vertragsmanagements

Im Jahr 2019 wurde ein weiterer Meilenstein erreicht: Die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements. Dies ermöglichte eine zentrale Verwaltung und Nachverfolgung von Verträgen. So wurde eine Arbeitserleichterung für Mitarbeitende erreicht und die Transparenz erhöht. Sämtliche Verträge und aufbewahrungspflichtige Dokumente sind im digitalen Vertragsarchiv zu jeder Zeit und allerorts auffindbar.

2020: Weiterentwicklung & Schulungen

Trotz der Einführung digitaler Prozesse wurden digitale "Organisationsklausuren" im Jahr 2020 bereits wieder ad acta gelegt. Der Fokus verlagerte sich auf die Personalentwicklung und Workshops, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die digitale Nutzung zu schulen und sicherzustellen, dass die neuen Systeme effektiv verwendet werden. 

2022: Automatisierung von Genehmigungsprozessen

Im Jahr 2022 wurde ein automatisierter Genehmigungs-Workflow für sämtliche Vorlagen in der Abteilung KOM (Kommunikation) eingeführt. Dies erleichterte die Prozesse für die Kontaktabteilungen und ermöglichte eine schnellere und effizientere Bearbeitung und Freigabe von Presseberichten, Präsentationsunterlagen und anderen Dokumenten. Eine Herausforderung bestand wiederum in der Schulung aller User*innen zur richtigen und effizienten Nutzung des Systems, was erfolgreich erreicht werden konnte.

2023: Digitalisierung der Signaturprozesse

Im Jahr 2023 wurde die digitale Signatur integriert. Mittlerweile ist ein kompletter digitalisierter Signaturprozess mit primesign im Einsatz. Mitarbeitende können Dokumente hochladen und von Abteilungsleiter*innen, der Direktion und vom Präsidenten freigeben und signieren lassen. Dieser Prozess wurde nahtlos in das DMS integriert und bietet eine effiziente Lösung für die Dokumentenverwaltung und Freigabe.

2024: Digitale Bestellfreigabe

Im Jahr 2024 wurde ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung gesetzt: Die Einführung der digitalen Bestellfreigabe. Dieser Prozess rundet die bisherige digitale Transformation ab und verdeutlicht, dass die AK Oberösterreich kontinuierlich in die Digitalisierung investiert und sich den zunehmenden Anforderungen angepasst. Das Ganze ist dank einem flexiblen Partner möglich.